Hotel - mehr als nur übernachtenHotel - mehr als nur übernachten

Ein Tagungshotel sollte vielen Ansprüchen gerecht werden. Der Wortzusatz Tagung impliziert bereits den Zweck eines solchen Hotels. Der Anspruch an eine Tagungsstätte ist ganz anders als die an ein reines Urlaubs- oder Geschäftshotel. Denn während einer Tagung wird geistig intensiv gearbeitet. Das kann in Form von Vorträgen, Besprechungen oder auch Gruppenarbeiten sein. Dazu muss ein entsprechendes Ambiente vorhanden sein, welches die Teilnahme angenehm und gleichzeitig effektiv macht. Aus diesem Grunde sollte ein Tagungshotel mindestens einen großen Saal beziehungsweise Besprechungsraum haben, indem alle Teilnehmer sich gelegentlich oder ständig versammeln können. Denn mindestens zweimal, am Anfang und Ende einer Tagung, ist eine Versammlungsmöglichkeit der ganzen Gruppe nötig.

Da der aktuelle Trend besteht, Themen intensiver in solchen Kleingruppen zu erarbeiten, sollten kleinere Besprechungsräume zusätzlich vorhanden sein. Die klassischen technischen Hilfsmittel wie Internetanschluss, Projektoren mit Leinwand, Flipcharts, Steckkarten, verrückbare Stühle sowie Tische, Steckdosen und Stifte runden das Angebot in diesem Bereich ab. Gegebenenfalls bringen die Teilnehmer oder Organisatoren Schreibutensilien mit. Dennoch sollten sie notfalls als Reserve vorhanden sein. Dies wäre ein weiteres Plus für die geschäftliche Herberge.  Neben den Möglichkeiten der intensiven Zusammenarbeit der Teilnehmer, hat ein Tagungshotel, beispielsweise Hotel Restaurant Münnich, für eine ansprechende Umgebung zu sorgen. Eine gute Küche ist zum Beispiel sehr wichtig. Die Zwischenmahlzeiten wie Kaffee, Kuchen oder Gepäck tragen zum Wohlfühlen bei. Diese sind immer in den Pausen vorzuhalten. Denn jede Tagung hat regelmäßige Auszeiten eingeplant, damit die Teilnehmer eine kurze Entspannungs- und Raucherpause haben können. Währenddessen findet oftmals weiterer beruflicher Austausch statt, der den Effekt einer erfolgreichen Tagung stärkt. Solches ist neben dem persönlichen Kennenlernen ein wichtiger Aspekt und eine Möglichkeit, dies in den Pausen oder Abendstunden zu vertiefen. Eine eigene Hausbar kann die Abende angenehm begleiten und ausklingen lassen. Ein Erholungsfaktor eines solchen Tagungshotels ist zudem wichtig. Wenn die Umgebung viele verschiedene Unternehmungsmöglichkeiten für die Abendstunden oder an einem dazwischenliegenden Wochenende bietet, ist dies ein weiterer Pluspunkt.

Der Organisator einer Veranstaltung sollte unbedingt einen Ausgleich zur Tagung einplanen, denn sie kann für die Teilnehmer zuweilen sehr anstrengend sein. Gerade bei schönen Unternehmungen kann der Teilnehmer die Tagungsinhalte noch einmal Revue passieren lassen. In der Regel bietet es sich an, dass das Tagungshotel in einer gewissen Entfernung zur eigentlichen Betriebsstätte liegt. Diese räumliche Distanz stärkt den Fokus der Teilnehmer auf die Thematik, die durch eine neue Umgebung ungestörter wahrgenommen werden kann. Ein zusätzlicher Tipp für die Teilnehmer mag in diesem Zusammenhang sein, dass sie einfach ihr Telefon abstellen und ihre E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt lesen. Abwesenheitsnotizen verschaffen ihnen Luft und erhöhen das Verständnis der Versender, dass die Ansprechpartner nicht so schnell wie gewohnt antworten werden.